ארגון תיבת הדואר הנכנס שלך: כוחו של Kutools עבור Outlook במחיקת אימייל כפול

כאשר מתמודדים עם אימיילים ב-Outlook, ייתכן שתתקלו בכמות רבה של כפילויות. הכפילויות הללו עשויות לנבוע מפעולות העתקה והדבקה לא מכוונות, מחזורים מרובים של שליחה וקבלה, בעיות סינכרון אימייל ועוד. כמות גבוהה מדי של אימיילים כפולים עלולה להעמיס על תיבת הדואר שלכם, להאט את מהירות הפתיחה ולגרום לקושי בניהול. בשלב זה, מחיקת הכפילויות הללו הופכת להיות חיונית. עם זאת, ב-Outlook אין כלי מובנה להסרת כפילויות באופן אצווה אלא רק באופן ידני. כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנסת שלנו נקייה ומאורגנת בצורה מהירה וקלה, אנו מסתמכים על "Kutools עבור Outlook". תכונה זו "מציעה שלוש אפשרויות שונות" המותאמות לצרכים ספציפיים של המשתמשים: "הסרת כפילויות ממיילים נבחרים, תיקיות מסוימות, או יישום כללים מותאמים למחוק, להעביר או לסווג כפילויות".

יתרונות השימוש במחיקת אימיילים כפולים
כיצד ליישם את מחיקת אימיילים כפולים

• מחיקת אימיילים כפולים בתוך אימיילים נבחרים
• מחיקת אימיילים כפולים מתוך תיקיות מסוימות
• מחיקה, העברה או קטגוריזציה של אימיילים כפולים מתוך תיקיות מסוימות

יתרונות השימוש במחיקת אימיילים כפולים

 

"שיפור יעילות": ארגון תיבת הדואר הנכנס שלך לצורך ניווט וניהול קלים יותר.
"תיבת דואר פשוטה": שומרת על סביבת האימייל שלך נקייה, מה שמקל על התמקדות באימיילים החשובים.
"הפחתת אחסון": על ידי הסרת כפילויות, זה עוזר להפחית את דרישות האחסון הכוללות של חשבון ה-Outlook שלך.
"קל לשימוש": עם ממשק משתמש ידידותי, הוא מציע חוויה ללא כאב ראש בניהול כפילויות.
"אפשרויות מחיקה מרובות": בין אם אתה מעדיף ניקוי מהיר של אימיילים נבחרים, סריקה מעמיקה של תיקיות מסוימות או זקוק ליישום פעולות מותאמות לכפילויות, Kutools עבור Outlook תומך בכל.
"בטיחות": מבטיח תהליך מאובטח המגן על האימיילים החשובים שלך תוך כדי הסרת כפילויות.
"סריקה מקיפה": מבצע סריקה מעמיקה לזיהוי כפילויות ברחבי תיבת הדואר הנכנס שלך, כך שלא תישאר אף כפילות.
"יכולת עיבוד בכמות גדולה": בניגוד למחיקה ידנית, שהיא ממושכת ודורשת עבודה רבה, תכונה זו מאפשרת מחיקה בכמות גדולה של כפילויות במספר תיקיות, מה שחוסך זמן משמעותי.
"מחיקה בלחיצה אחת": יכול למחוק את כל האימיילים הכפולים מהאימיילים שנבחרו בלחיצה אחת בלבד, חוסך זמן ומאמץ.
"זיהוי אינטליגנטי": יכול לזהות אינטליגנטית אימיילים כפולים ללא צורך בחיפוש ידני.
"משוב בזמן אמת": מספק משוב מיידי לגבי תוצאות המחיקה לאחר השלמתה, ומאפשר למשתמשים להבין בבירור את תוצאת המחיקה.
"תמיכה בהוספת קטגוריות": מאתר במהירות את כל האימיילים הכפולים ותומך בהוספת קטגוריה אחת או יותר לכל הכפילויות כדי שתוכל בקלות לזהות פריטים כפולים מבלי למחוק אותם או להעביר אותם.

הורדה בחינם עכשיו, נהנה מניסיון למשך 30 יום

Kutools עבור Outlook - מעל 100 תכונות חזקות כדי להעצים את ה-Outlook שלך.

כיצד ליישם את מחיקת אימיילים כפולים

Kutools עבור Outlook מציעה שלישייה של תכונות מותאמות המיועדות לעמוד בצרכים שונים כאשר מדובר בהסרת אימיילים כפולים. המשך עם מדריך זה כדי ללמוד גישה ברורה שלב אחר שלב כיצד להשתמש בצורה יעילה בכל תכונה כדי לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך.

🔵מחיקת אימיילים כפולים בתוך אימיילים נבחרים

מושלם למצב שבו זיהית אימייל מסוימים ומעוניין בניקוי מהיר.

שלב 1: פשוט בחר את האימיילים

• בחר מספר אימיילים רצופים: בחר את הראשון, החזק את מקש "Shift" ואז בחר את האחרון.
• בחר מספר אימיילים שאינם רצופים: החזק את מקש "Ctrl", בחר אימייל אחד אחד.

שלב 2: החל את תכונת הסרת אימיילים כפולים מהנבחרים

גישה ללשונית "Kutools Plus", ולחץ על "Duplicate Emails" > "Remove Duplicate Emails from Selected Emails…" כדי למחוק כפילויות בתוך הבחירה שלך.

שלב 3: מחיקת אימיילים כפולים

1. תיבת דו-שיח כפילויות תקפוץ, ומציגה את כל הכפילויות בתוך האימיילים שנבחרו, לחץ על כפתור "Delete" כדי להתחיל את מחיקת כל האימיילים הכפולים.

   

2. לאחר מכן קופצת תיבת דו-שיח המציגה את מספר הפריטים שנמחקו, לחץ על "OK".

   

3. עכשיו, כל האימיילים הכפולים נמחקו, ונשארה רק עותק אחד (האימייל המציג נקודה אדומה בפינה הימנית התחתונה של אייקון האימייל). ניתן ללחוץ על כפתור "Close" כדי לסגור את תיבת הדו-שיח.

   

🔵מחיקת אימיילים כפולים מתוך תיקיות מסוימות

כאשר אתה זקוק לניקוי רחב יותר, אפשרות זו מאפשרת לך להתמקד בכל תיקייה.

שלב 1: החל את תכונת הסריקה המהירה והסרת אימיילים כפולים

נווט ללשונית "Kutools Plus", לחץ על "Duplicate Emails" > "Quick Scan and Remove Duplicate Emails…".

שלב 2: סמן את התיקייה שאתה רוצה לסרוק ולמחוק כפילויות ממנה

שלב 3: מחיקת אימיילים כפולים

1. תיבת דו-שיח "Duplicate Emails" תקפוץ, ומציגה את כל הכפילויות בתוך התיקיות שנבחרו, לחץ על כפתור "Delete" כדי להתחיל את מחיקת כל האימיילים הכפולים.

   

2. לאחר מכן קופצת תיבת דו-שיח המציגה את מספר הפריטים שנמחקו, לחץ על "OK".

   

3. עכשיו, כל האימיילים הכפולים נמחקו, ונשארה רק עותק אחד (האימייל המציג נקודה אדומה בפינה הימנית התחתונה של אייקון האימייל). ניתן ללחוץ על כפתור "Cancel" כדי לסגור את תיבת הדו-שיח.

   

🔵מחיקה, העברה או קטגוריזציה של אימיילים כפולים מתוך תיקיות מסוימות

שלב 1: החל את תכונת הסריקה המתקדמת והסרת אימיילים כפולים

תחת הלשונית "Kutools Plus", לחץ על "Duplicate Emails" > "Advanced Scan and Remove Duplicate Emails…".

שלב 2: בחר את התיקיות שאתה רוצה להסיר את האימיילים הכפולים מיהן

בתיבת הדו-שיח "Duplicate Emails - שלב 1" שהופיעה,

1. סמן את שמות התיקיות שאתה רוצה לחפש בהן אימייל כפול,

2. ואז לחץ על כפתור "Next: Select fields to filter duplicate emails" כדי לעבור לשלב הבא.

   

שלב 3: ציין את קריטריוני הסינון כדי לזהות את האימיילים הכפולים

בתיבת הדו-שיח "Duplicate Emails – שלב 2",

1. סמן את הקריטריונים שאתה רוצה לסנן את האימיילים הכפולים עליהם,

2. לחץ על כפתור "Next: Select the fields to be listed in the results".

   

שלב 4: זיהוי השדות שיוצגו בתוצאות

בתיבת הדו-שיח "Duplicate Emails – שלב 3",

1. בחר מצב תצוגה לפי הצורך,

2. לחץ על כפתור "Start filtering".

   

שלב 5: מחיקה, העברה או קטגוריזציה של אימיילים כפולים לפי הצורך.

בתיבת הדו-שיח "Duplicate Emails – שלב 4", תוכל לראות שכל האימיילים הכפולים סוננו על בסיס הקריטריונים שקבעת והוצגו.

לאחר מכן תוכל "למחוק", "להעביר" או "לקטגוריז" את הפריטים הכפולים הללו.

מחיקת אימיילים כפולים (העברה לתיקיית הפריטים שנמחקו)

1. לחץ על הרשימה הנפתחת ליד "Ways to handle duplicate emails", בחר את האפשרות "Delete (move to the Deleted Items folder)" ולאחר מכן לחץ על כפתור "Apply now".

   

2. לאחר מכן קופצת תיבת דו-שיח להתרעה לגבי מספר הפריטים שנמחקו, לחץ על "OK" כדי לסגור אותה.

   

3. תוכל לראות שהאימיילים הכפולים יוצגו במ嚙図 עם קו חוצה שכבר נמחקו, למעט האימייל השמור, שמסומן על ידי נקודה אדומה בפינה הימנית התחתונה של אייקון האימייל. לחץ על "Done" כדי לצאת מהמ嚙図.

   

העברת אימיילים כפולים לתיקייה

1. לחץ על הרשימה הנפתחת ליד "Ways to handle duplicate emails", בחר את האפשרות "Move all checked emails" ולאחר מכן לחץ על כפתור "Apply now".

    טיפ מקצועי: כברירת מחדל, כל האימיילים הכפולים יסומנו למעט הראשון.

   

2. בתיבת הדו-שיח "Please select folders", בחר תיקייה או צור חדשה כדי להציב את האימיילים הכפולים, לחץ על "OK".

   

3. לאחר מכן קופצת תיבת דו-שיח להתרעה לגבי מספר הפריטים שהועברו, לחץ על "OK" כדי לסגור אותה.

   

4. תוכל לראות שהאימיילים הכפולים יוצגו במ嚙図 עם קו חוצה שכבר נמחקו, למעט האימייל השמור, שמסומן על ידי נקודה אדומה בפינה הימנית התחתונה של אייקון האימייל. לחץ על "Done" כדי לצאת מהמ嚙図.

   

הוספת קטגוריות לאימיילים כפולים

1. לחץ על הרשימה הנפתחת ליד "Ways to handle duplicate" "emails", בחר את האפשרות "Add categories (including reserved)" ולאחר מכן לחץ על כפתור "Apply now".

   

2. בתיבת הדו-שיח "Color Categories", בחר קטגוריה אחת או יותר לפי הצורך (גם תוכל ליצור קטגורית צבע חדשה), ולאחר מכן לחץ על "OK".

   

3. לאחר מכן קופצת תיבת דו-שיח להתרעה לגבי מספר הפריטים שהושלמו, לחץ על "OK" כדי לסגור אותה.

   

4. לחץ על "Done" כדי לצאת מהמ嚙図.

זהו סיכום ההסבר והמדריך שלב אחר שלב לשימוש בתכונות מחיקת אימייל כפול של Kutools עבור Outlook.

אם אתה מעוניין, תוכל ללחוץ כדי להוריד ולנסות.

אם יש לך שאלות, אל תהסס לפנות אלינו בכתובת support@extendoffice.com.