הדרכות Outlook - חלקים מהירים

תכונת החלקים המהירים היא ספריית תוכן שאתה יכול להכניס לגוף ההודעה באופן קבוע, כגון קטעי טקסט, גרפיקה, סמלים ועוד. באמצעות ספריית החלקים המהירים, תוכל במהירות להשתמש מחדש בכל הפריטים המאוחסנים בה לתוך גוף ההודעה שלך מיידית.

הפריטים המאוחסנים בספריית החלקים המהירים מוגדרים כבלוקי בנייה על ידי Microsoft Office, וטקסט אוטומטי הוא סוג של בלוקי בנייה לשימוש חוזר.

2.1 מיקום תכונת החלקים המהירים

במסגרות החדשות של כתיבה, תגובה או העברת הודעות, חלקים מהירים התכונה ממוקמת בקבוצה טקסט על הלשונית הוספה .

2.2 מיקום קובץ החלקים המהירים

כמו שאנו יודעים, פריטי גלרית החלקים המהירים מאוחסנים בקובץ בשם NormalEmail.dotm. קובץ ה- NormalEmail.dotm מאוחסן במסלול התיקייה הבא:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

פתח תיקייה, הדבק את נתיב התיקייה לתוך תיבת ה- כתובת , והקש על המקש Enter . לאחר מכן תקבל את קובץ ה- NormalEmail.dotm בתיקייה שנפתחה.

טיפים: כאשר אנו מדביקים את נתיב התיקייה בתיבת הכתובת ומקישים על מקש Enter, %APPDATA%\Microsoft\Templates ישתנה אוטומטית ל-C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

אתה יכול בקלות ליצור רשומת חלקים מהירים חדשה בעת כתיבת הודעות חדשות, תגובה או העברה ב-Outlook.

1. בחלון כתיבה חדש, תגובה או העברה של הודעה, בחר את קטע הטקסט שתשמור כרשומת חלקים מהירים בגוף ההודעה.

2. לחץ על הוספה > חלקים מהירים > שמור בחירה לגלריית החלקים המהירים.

3. בדו-שיח יצירת בלוק בנייה חדש, אנא:
(1) הקלד שם בתיבת ה- שם ;
(2) ציין קטגוריה מתפריט ה- קטגוריה נפתח;
(3) הקלד מילים לתיאור הרשומה החדשה בתיבת ה- תיאור ;
(4) בחר מודל הוספה מתפריט ה- אפשרויות נפתח.

טיפים:
(1) אתה יכול להוסיף רשומת חלקים מהירים חדשה לקטגוריה חדשה: לחץ על בתיבת ה- קטגוריה , בחר צור קטגוריה חדשה מתפריט הבחירה, ולאחר מכן צור קטגוריה חדשה בדו-שיח החדש.

(2) ישנם שלושה מודלים להוספה ב- אפשרויות מתפריט הבחירה:
א. הוסף תוכן בלבד: הוסף את רשומת החלקים המהירים המצוינת במקום הסמן בגוף ההודעה;
ב. הוסף תוכן בפסקה נפרדת: הוסף את רשומת החלקים המהירים המצוינת בפסקה נפרדת;
ג. הוסף תוכן בעמוד נפרד: נראה כי רשומת החלקים המהירים המצוינת הוכנסה בפסקה נפרדת בגוף ההודעה. עם זאת, בתצוגה מקדימה להדפסה (קובץ > הדפסה), תראה שהיא נמצאת בעמוד נפרד.

4. לחץ על כפתור אישור בדו-שיח יצירת בלוק בנייה חדש.

לאחר מכן, קטע הטקסט או האובייקטים שנבחרו נשמרים כרשומת חלקים מהירים ב-Outlook.

ניתן להשתמש מחדש בפריטי החלקים המהירים בגוף ההודעה בקלות על ידי לחיצה בלבד.

4.1 הכנס רשומת חלקים מהירים

במסגרות החדשות של כתיבה, תגובה או העברה של הודעות, הנח את הסמן בגוף ההודעה במקום שבו תרצה להכניס רשומת חלקים מהירים, ולחץ על הוספה > חלקים מהירים, ולאחר מכן לחץ על רשומת החלק המהיר המצוינת מהתפריט הנפתח.

לאחר מכן רשומת החלק המהיר המצוינת מוכנסת במקום הסמן או בפסקה/עמוד חדש ליד מקום הסמן.

לחלופין, ב- חלקים מהירים מתפריט הבחירה, תוכל ללחוץ ימני על רשומת החלק המהיר המצוינת, ולאחר מכן לבחור הכנס במיקום הנוכחי של המסמך, הכנס בהתחלה של המסמך, או הכנס בסוף המסמך מתפריט ההקשר לפי הצורך.

4.2 הכנס רשומות חלקים מהירים באמצעות מקשי קיצור

בגוף ההודעה, הקלד את שם רשומת החלק המהיר, והקש על מקש F3, ואז שם רשומת החלק המהיר יוחלף בתוכנו מיד.

לפעמים, ייתכן שתזדקק לשנות את שם רשומת החלק המהיר. תוכל בקלות לשנות את השם שלה כדלקמן:

1. בחלון כתיבה חדש, תגובה או העברה של הודעה, לחץ על הוספה > חלקים מהירים, ולאחר מכן בתפריט הבחירה לחץ ימני על הרשומה המצוינת ובחר ערוך מאפיינים מתפריט הלחיצה הימנית.

2. בדו-שיח שינוי בלוק בנייה, הקלד שם חדש עבור הרשומה בתיבת ה- שם , ולחץ על כפתור ה- אישור .

3. בדו-שיח האישור המחודש, לחץ על כפתור כן .

לאחר מכן ב- חלקים מהירים מתפריט הבחירה, תראה שהרשומה המצוינת שונתה כבר.

לפעמים יש שגיאות כתיב בתוכן רשומת החלק המהיר, או שאנחנו צריכים לעדכן מידע בתוכן, או מסיבות אחרות, אנחנו צריכים לשנות את תוכן הרשומה. עם זאת, נראה כי Outlook כלל לא תומך בכך. אל דאגה! אנחנו יכולים להכניס את רשומת החלק המהיר לגוף ההודעה, לערוך את התוכן, ולהציל את התוכן המעודכן כרשומה באותו השם כדי לכתוב על המקורי.

בדוגמה שלי, יש שגיאת כתיב בתוכן הרשומה, ואני רוצה לשנות את סגנון הנקודות בו, אני יכול לעשות כדלקמן:

1. בחלון כתיבה חדש, תגובה או העברה של הודעה, לחץ על הוספה > חלקים מהירים, ולאחר מכן בתפריט הבחירה לחץ על הרשומה המצוינת שאני עומד לערוך.

2. כעת רשומת החלק המהיר מוכנסת לגוף ההודעה. ערוך ועצב את התוכן לפי הצורך.

3. בחר את התוכן המעודכן, ולחץ על הוספה > חלקים מהירים > שמור בחירה לגלריית החלקים המהירים.

4. בדו-שיח יצירת בלוק בנייה חדש, ודא להקליד את אותו השם בדיוק כמו בשם הרשומה המקורי בתיבת ה- שם , בחר את אותה הקטגוריה מתפריט ה- קטגוריה נפתח, ולחץ על כפתור ה- אישור .

5. ולחץ על כפתור כן בדו-שיח האישור המחודש.

לאחר מכן בגלריית החלקים המהירים תראה שהרשומה המצוינת נערכה ומוצגת עם התוכן החדש.

אתה יכול גם למחוק רשומות חלקים מהירים מתוך הגלריה ב-Outlook.

7.1 הסר רשומת חלקים מהירים אחת או מספר

1. בחלון כתיבה חדש, תגובה או העברה של הודעה, לחץ על הוספה > חלקים מהירים, ולאחר מכן בתפריט הבחירה לחץ ימני על הרשומה המצוינת, ובחר ארגן ומחק מתפריט הלחיצה הימנית.

2. כעת דו-שיח מארגן בלוקי בנייה מופיע, והרשומה המצוינת מודגשת כברירת מחדל. אנחנו יכולים ללחוץ על כפתור מחיקה כדי להסיר אותה ישירות.

3. לאחר מכן לחץ על כפתור כן בדו-שיח האישור המחודש.

טיפים: אם אתה צריך להסיר רשומות חלקים מהירים נוספות, בחר רשומת אחת בדו-שיח מארגן בלוקי בנייה, ולחץ על כפתור מחיקה. וחזור על פעולה זו כדי להסיר רשומות נוספות אחת אחרי השנייה.

4. סגור את דו-שיח מארגן בלוקי הבניה.

לאחר מכן רשומת החלקים המהירים המצוינות הוסרו.

7.2 הסר באופן גורף את כל רשומות החלקים המהירים

אם אתה צריך להסיר את כל גלרית החלקים המהירים מ-Outlook, אתה יכול לעשות כדלקמן:

1. סגור את Outlook.

2. פתח את התיקייה המכילה את קובץ ברירת המחדל של גלרית החלקים המהירים של Outlook: פתח תיקייה, הדבק את נתיב התיקייה הבא בתיבת ה- כתובת , והקש על המקש Enter .
נתיב התיקייה: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. בתיקייה שנפתחה, מצא את קובץ ה- NormalEmail.dotm , לחץ ימני, ובחר מחיקה מתפריט הלחיצה הימנית.

טיפים: לחלופין, אתה יכול גם לבחור את קובץ ה- NormalEmail.dotm , ולהקיש על מחיקה כדי להסירו.

כאשר תפעיל את Microsoft Outlook מאוחר יותר, ותפתח חלון כתיבה חדש, תגובה או העברה של הודעה, תראה שכל רשומת החלקים המהירים הוסרו באופן גורף מ- חלקים מהירים מתפריט הבחירה.

לדוגמה, אם ברצונך להעביר את גלרית החלקים המהירים של Outlook למחשבים אחרים/לפטופים, או לחלוק את הגלריה עם עמיתים לעבודה, תלמידים או למישהו אחר, אתה יכול לקבל גיבוי של גלרית החלקים המהירים של Outlook. והגיבוי מאפשר לך לשחזר את גלרית החלקים המהירים של Outlook במקרה של תאונות.

8.1 גיבוי גלרית החלקים המהירים

1. סגור את Outlook.

2. פתח תיקייה, הדבק את נתיב התיקייה הבא לתוך תיבת ה- כתובת , והקש על המקש Enter .
נתיב התיקייה: %APPDATA%\Microsoft\Templates

לאחר מכן התיקייה המכילה את מסמך ברירת המחדל של גלרית החלקים המהירים נפתחת.

3. המידע של גלרית החלקים המהירים של Outlook מאוחסן בקובץ NormalEmail.dotm . לחץ ימני על הקובץ הזה, ובחר העתק מתפריט הלחיצה הימנית.

טיפים: לחלופין, אתה יכול לבחור את קובץ NormalEmail.dotm , ולהקיש על Ctrl + C כדי להעתיק אותו.

4. פתח את התיקייה שבה תשמור את קובץ הגיבוי, והקש Ctrl + V כדי להדביק את הקובץ לתיקייה זו.

עד כאן, קיבלנו קובץ גיבוי של גלרית החלקים המהירים של Outlook. ואתה יכול להעביר אותו למחשבים אחרים/לפטופים או לחלוק אותו עם אחרים לפי הצורך.

8.2 שחזור גלרית החלקים המהירים

אם כבר גיבית את גלרית החלקים המהירים בעבר, תוכל לשחזר אותה ב-Outlook שלך אם הגלריה אבדה כתוצאה מטעות, עדכונים או סיבות אחרות.

1. סגור את Outlook.

2. פתח את התיקייה המכילה את קובץ הגיבוי, בחר את קובץ הגיבוי, והקש Ctrl + C כדי להעתיק אותו.

3. פתח את התיקייה שבה מאוחסן מסמך ברירת המחדל של גלרית החלקים המהירים של Outlook: פתח תיקייה, הדבק את נתיב התיקייה הבא לתוך תיבת ה- כתובת , והקש על המקש Enter .
נתיב התיקייה: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. בתיקייה שנפתחה, הקש Ctrl + V כדי להדביק את קובץ הגיבוי לתיקייה.

כאשר תפעיל את Outlook מאוחר יותר, תראה שהרשומות של החלקים המהירים שוחזרו בתפריט הבחירה של החלקים המהירים בכל חלון כתיבה חדש, תגובה או העברה של הודעה.