תבנית הודעה – HTML, טקסט פשוט וטקסט עשיר

Microsoft Outlook מציעה שלושה סוגים של תבניות הודעות: HTML, טקסט עשיר וטקסט פשוט. לכל תבנית הודעה יש צרכים שונים.

1.1 HTML

תבנית ה-HTML היא הסוג הפופולרי ביותר של תבנית הודעה ב-Outlook.

כפי שאנו יודעים, HTML הוא שפת דף האינטרנט, שתומכת לנו לקודד את דף האינטרנט שלנו עם טקסט מעוצב, תמונות ואובייקטים אחרים. באופן דומה, תבנית ה-HTML הופכת את כל תוכן ההודעה למראה כמו דף אינטרנט יפה ונקי. האימיילים בתבנית HTML תומכים ברוב פורמטי הגופן הנפוצים, עיצובי פסקאות, יישורים וכו'. יתרה מכך, אימיילים בתבנית HTML יכולים להיות מזוהים על ידי רוב לקוחות הדואר האלקטרוני.

משתמשי Outlook יכולים להחיל בקלות ערכת עיצוב כדי ליצור הודעה ב-HTML עם כותרות מוגדרות מראש, עיצובי גופן, יישורים ועוד. מצד שני, משתמשי Outlook גם יכולים לעצב אימייל ב-HTML באמצעות גופן מודגש, טקסט נטוי, קו תחתון, צבעי הדגשה, אפקטים מתקדמים ועוד כפי שהם צריכים.

עם זאת, ודאי שמתם לב שחלק מהתמונות והצורות לא מוצגות ישירות ב-Outlook של המקבלים, ודורשים מהמקבלים להוריד אותם באופן ידני. מה שגרוע יותר, מקבלי Outlook יכולים להגדיר הגדרות למניעת הורדת כל התמונות באימיילים ב-HTML. אם התמונות לא יורדו ויוצגו ב-Outlook של המקבל, התמונות הללו יוחלפו בסממני תמונה, מה שיגרום להודעה להראות מבולגנת.

1.2 טקסט פשוט

בהשוואה לתבנית ה-HTML, תבנית הטקסט הפשוט תומכת רק בטקסט רגיל בגוף ההודעה. תבנית הטקסט הפשוט אינה תומכת בשום עיצוב, כגון מודגש, נטוי, קו תחתון, קו חוצה, צבעי הדגשה וכו'. היא גם אינה תומכת בהצגת תמונות וקישורים בתוך ההודעה. אם יש צורך להוסיף תמונות חשובות בהודעה, הפתרון היחיד הוא לצרף אותן כתוספות.

1.3 טקסט עשיר

תבנית הטקסט העשיר גם כן תומכת בכמה עיצובי גופן, קישורים, טבלאות, צורות, תמונות וכו'. עם זאת, רוב העיצובים בהודעת הטקסט העשיר הם תואמים רק עם Microsoft Outlook ו-Microsoft Exchange. יתרה מכך, התוספות משובצות בגוף ההודעה במקום להיות מחוברות בכותרת ההודעה.

כאשר עורכים הודעות חדשות, או משיבים/מעבירים הודעות ב-Outlook, ניתן לשנות בקלות את תבנית ההודעה.

בח ок חלון חדש של כתיבה, תגובה או העברה, פשוט לחצו על הכפתור HTML, טקסט פשוט או טקסט עשיר בקבוצה 'עיצוב' בכרטיסיית 'עיצוב טקסט'.

הערה: אם ההודעה של התגובה או ההעברה משובצת בלוח הקריאה, עליכם ללחוץ על כפתור 'Pop Out' בפינה השמאלית העליונה של לוח הקריאה כדי להציג את ההודעה של התגובה או ההעברה בחלון ההודעה.

באופן כללי, אימיילים חדשים נשלחים באופן אוטומטי בתבנית HTML ב-Outlook. עם זאת, במקרים מסוימים, אנו זקוקים לשלוח אימיילים חדשים באופן אוטומטי בתבנית הודעה אחרת, כגון טקסט פשוט או טקסט עשיר. כאן, סעיף זה יציג לכם כיצד לשנות את תבנית ההודעה המוגדרת כברירת מחדל עבור כל ההודעות היוצאות החדשות ב-Outlook.

1. לחצו על 'קובץ' > 'אפשרויות'.

2. בחלון 'אפשרויות Outlook', לחצו על 'דואר' בשורת הצד השמאלי, עברו אל הקטע 'יצירת הודעות', ובחרו תבנית הודעה חדשה מתוך הרשימה הנפתחת 'צור הודעות בתבנית זו'.

3. לחצו על כפתור 'אישור' כדי לשמור את השינויים ולסגור את החלון.

מעתה, כל ההודעות החדשות ישתנו אוטומטית לתבנית ההודעה שצוינה.

באופן כללי, אנו מקבלים מספר אימיילים מדי יום ב-Outlook, והאימיילים הללו עשויים להיות בפורמט HTML, טקסט פשוט או טקסט עשיר. כאן, סעיף זה יציג לכם את המדריך לשינוי מהיר של תבנית ההודעה של אימייל שהתקבל ב-Outlook.

1. ברשימת ההודעות, הקליקו פעמיים כדי לפתוח את האימייל שצוין.

2. כעת האימייל נפתח בחלון הודעה. לחצו על 'הודעה' > 'פעולות' > 'ערוך הודעה'.

3. כעת ההודעה ניתנת לעריכה. המשיכו להפעיל את כרטיסיית 'עיצוב טקסט', ולאחר מכן לחצו על תבנית ההודעה שאליה תרצו להמיר את האימייל בקבוצה 'עיצוב'.

4. לחצו על מקשי Ctrl + S או לחצו על כפתור 'שמירה' (כברירת מחדל, כפתור 'שמירה' נמצא בסרגל הכלים לגישה מהירה מעל הכרטיסיות) כדי לשמור את השינויים, ולאחר מכן סגרו את חלון ההודעה.

הערה: שיטה זו יכולה לשנות את תבנית ההודעה עבור אימייל אחד שהתקבל בכל פעם.

אם אתם זקוקים להשיב או להעביר אימייל תמיד בפורמט טקסט פשוט, סעיף זה יפתור את הבעיה בקלות ב-Outlook.

1. בממשק הראשי של Outlook, לחצו על 'קובץ' > 'אפשרויות' כדי לפתוח את חלון 'אפשרויות Outlook'.

2. בחלון 'אפשרויות Outlook', לחצו על 'מרכז האמון' בשורת הצד השמאלי, ולאחר מכן לחצו על כפתור 'הגדרות מרכז האמון'.

3. בחלון 'מרכז האמון', לחצו על 'אבטחת דואר אלקטרוני ' בשורת הצד השמאלי, ולאחר מכן סמנו את האפשרות 'קרא את כל הדואר הסטנדרטי כטקסט פשוט' בקטע 'קרא כטקסט פשוט'.

4. לחצו על כפתורי 'אישור' בזה אחר זה כדי לסגור את שני החלונות.

כעת חוזרים לממשק הראשי של Outlook, ותראו שכל האימיילים שהתקבלו ברשימת ההודעות הומרו אוטומטית לטקסט פשוט.

5. בחרו אימייל אליו תרצו להשיב, ולאחר מכן לחצו על 'בית' > 'תשובה' או 'תשובה לכולם'.

טיפ: כדי להעביר אימייל, בחרו את האימייל ברשימת ההודעות, ולאחר מכן לחצו על Kutools > העברה.

6. כעת תראו שההודעה המענה או ההודעה המועברת נוצרו בפורמט טקסט פשוט. תוכלו להרכיב את ההודעה המענה ולשלוח אותה לפי הצורך.

הערות: אם אפשרות 'קרא את כל הדואר הסטנדרטי כטקסט פשוט' מופעלת, כל האימיילים שהתקבלו יומרו אוטומטית לפורמט טקסט פשוט.

אם אתם זקוקים להשיב או להעביר אימיילים בפורמט HTML ב-Outlook, תוכלו לנסות את הקוד VBA הבא כדי לפתור את הבעיה בקלות.

1. ב-Outlook, לחצו על מקשי Alt + F11 כדי לפתוח את חלון Microsoft Visual Basic for Applications.

2. בחלון Microsoft Visual Basic for Applications, לחצו על 'הוספה' > 'מודול', ולאחר מכן הדביקו את הקוד הבא למודול החדש.

VBA: תשובה או העברה של אימיילים בפורמט HTML אוטומטית

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

הערות: הקוד למעלה יעזור לכם להשיב לאימיילים בפורמט HTML. אם תרצו להשיב לכולם או להעביר אימיילים בפורמט HTML אוטומטית, תוכלו לעשות כך:

(1) כדי להשיב לכולם בפורמט HTML, החליפו את הקוד משמאל עם הקוד מימין:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) כדי להעביר אימיילים בפורמט HTML, החליפו את הקוד משמאל עם הקוד מימין:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. כעת תוכלו לבחור אימייל, ובחלון המודול שצוין לחצו על כפתור 'הרץ' או לחצו על מקש F5 כדי להשיב, להשיב לכולם או להעביר את האימייל בפורמט HTML.

עם זאת, יהיה מייגע לפתוח את חלון המודול שצוין כדי להריץ את קוד ה-VBA באופן ידני מפעם לפעם. אם נזדקק להשתמש ב-VBA הזה לעיתים קרובות, כדי להקל על עבודתנו, נוכל להוסיף את ה-VBA לסרגל הכלים לגישה מהירה ככפתור פקודה, כך שנוכל להפעיל את מודול ה-VBA בקלות על ידי לחיצה אחת בעתיד.

4. בחלון המודול שצוין, לחצו על מקשי Ctrl + S כדי לשמור את הקוד, ולאחר מכן סגרו את חלון המודול ואת חלון Microsoft Visual Basic for Applications.

5. בממשק הראשי של Outlook, לחצו על החץ הקטן  בסרגל הכלים לגישה מהירה, ולאחר מכן בחרו עוד פקודות מתפריט הנפתח.

הערות: תוכלו גם ללחוץ על 'קובץ' > 'אפשרויות' כדי לפתוח את חלון 'אפשרויות Outlook', ולאחר מכן לחצו על 'סרגל הכלים לגישה מהירה' בשורת הצד השמאלי.

6. כעת מופיע חלון 'אפשרויות Outlook', ו- סרגל הכלים לגישה מהירה מופעל בשורת הצד השמאלי. תוכלו להמשיך כך:
(1) בחרו 매크로 מתוך בחר פקודות מתוך רשימה נפתחת;
(2) בתיבת הרשימה השמאלית, לחצו כדי להדגים את פקודת ה-VBA שנוספה זה עתה;
(3) לחצו על הוסף כפתור.

7. כעת נוספה פקודת ה-VBA שצוינה לתיבת הרשימה הימנית. המשיכו כך:
(1) בתיבת הרשימה הימנית, לחצו כדי להדגים את פקודת ה-VBA שצוינה;
(2) לחצו על שנה כפתור;
(3) בחלון 'שנה כפתור' המוצג, ציינו סמל עבור פקודת ה-VBA בתיבת סמל ;
(4) הקלידו שם קל להבנה עבור פקודת ה-VBA בתיבת שם תצוגה ;
(5) לחצו על אישור כפתורים בזה אחר זה כדי לשמור את השינויים ולסגור את שני החלונות.

כעת נוספה פקודת ה-VBA לסרגל הכלים לגישה מהירה כפי שמוצג בתמונה למטה.

בעתיד, תוכלו ללחוץ על פקודת ה-VBA בסרגל הכלים לגישה מהירה כדי להשיב, להשיב לכולם או להעביר את האימייל הנבחר הנוכחי בפורמט HTML, ללא קשר לאיזו תבנית הודעה הייתה למייל המקורי.

אם ברצונכם להשיב או להעביר אימיילים בפורמט טקסט פשוט אך לא להשפיע על תבנית ההודעה של כל האימיילים שהתקבלו ב-Outlook, כיצד תוכלו להתמודד עם זה? פרט ל-VBA שהוזכר קודם לכן, האם יש פתרון קל נוסף להשיב או להעביר ב-HTML? ומה לגבי להשיב או להעביר בפורמט טקסט עשיר אוטומטית? כאן, סעיף זה יציג כלים צד שלישי מדהימים, Fixed Reply Formatting ו-Fixed Forward Formatting שסופקו על ידי Kutools עבור Outlook כדי להשיב או להעביר כל אימייל עם תבנית ההודעה שצוינה אוטומטית.

1. לחצו על Kutools > Fixed Formatting > Fixed Reply Formatting > Set Reply Formatting.

הערה: כדי להעביר אימייל כלשהו בתבנית הודעה קבועה, אנא לחצו על Kutools > Fixed Formatting > Fixed Froward Formatting > Set Forward Formatting.

2. בחלונית Set Reply Formatting או Set Forward Formatting, סמנו את תבנית ההודעה שאליה תרצו תמיד להשיב או להעביר, ולחצו על כפתור 'אישור'.

3. המשיכו ללחוץ על Kutools > Fixed Formatting > Fixed Reply Formatting (או Fixed Forward Formatting) > Enable Fixed Reply Formatting (או Enable Fixed Forward Formatting) כדי להפעיל את התכונה.

ובחלונית האישור מחדש של Kutools עבור Outlook, לחצו על כפתור 'אישור'.

מעתה, כאשר תלחצו על 'בית' > 'תשובה', 'תשובה לכולם' או 'העברה' כדי להשיב/להעביר אימייל, התגובות או ההעברות ישתנו אוטומטית לתבנית ההודעה שצוינה.