כתיבת דואר אלקטרוני ללא מאמץ: ניצול כלים מבוססי AI ב-Outlook
כתיבת אימיילים יכולה להיות תהליך שמצריך זמן, במיוחד כאשר המטרה היא לשמור על טון מקצועי או להכין תשובות במהירות. למרבה המזל, כלים המופעלים על ידי AI הופכים את כתיבת האימיילים לקל יותר מתמיד. במדריך זה, אנו חוקרים שלושה שיטות עיקריות לניצול AI ב-Outlook כדי לשפר את משימות הדואר שלך.
שימוש בתכונות AI מובנות ב-Outlook (Copilot זמין רק למנויי 365)
שימוש בתכונת AI Compose של Kutools עבור Outlook
שימוש בכלים AI צד שלישי (ChatGPT, Grammarly)
שימוש בתכונות AI מובנות ב-Outlook (Copilot זמין רק למנויי 365)
Outlook מציע תכונות AI מובנות, כגון Copilot, כדי לסייע בהכנה של אימיילים. עם זאת, תכונות אלו שמורות למנויי Microsoft 365 ודורשות עלויות נוספות.
שלבים לשימוש:
שלב 1. פתח את Outlook והחל לכתוב אימייל חדש בחלון חלון ההודעה.
שלב 2. לחץ על הלשונית Copilot, ולאחר מכן לחץ על Draft with Copilot.
שלב 3. בתיבת הטקסט Draft with Copilot, ספק תיאור קצר של תוכן האימייל שאתה זקוק לו (לדוגמה, “כתוב אימייל מעקב אחר לקוח לגבי עדכון הפרויקט”), ואז לחץ על כפתור Generate.
שלב 4. בדוק את טיוטת האימייל שהוכנה על ידי AI וערוך לפי הצורך. אם אתה מרוצה מהתוכן, לחץ על כפתור Keep it; אם לא, לחץ על כפתור Retry כדי ליצור טיוטה חדשה.
שלב 5. שלח את האימייל.
תכונות
- ✅אין צורך להתקין תוספים נוספים.
- ✅פשוט ומושרשת בתוך Outlook.
- ❌מוגבל למנויי Microsoft 365.
- ❌עשוי להצריך רישיון ארגוני, מה שיוצר מחסום כניסה גבוה.
- ❌עלות מנוי חודשית נוספת.
שימוש בתכונת AI Compose של Kutools עבור Outlook
Kutools עבור Outlook הוא תוסף חזק הכולל את תכונת AI Compose, המיועדת לעזור למשתמשים להכין אימיילים במהירות וביעילות.
שלבים לשימוש:
שלב 1. התקן את Kutools עבור Outlook, הפעל את היישום, ופתח את חלון הכנת ההודעות.
שלב 2. עבור ללשונית AI של Kutools, לחץ על AI והפעל את חלון Kutools AI.
שלב 3. בחלון Kutools, עבור ללשונית Compose והזן את דרישות האימייל שלך.
בחר את השפה המועדפת עליך מתוך מעל 40 אפשרויות נתמכות.
בחר את סגנון האימייל, כמו פורמלי, לא פורמלי או מפורט.
הזן את נקודת המפתח של האימייל ולאחר מכן לחץ על כפתור Generate.
שלב 4. בדוק את טיוטת האימייל שהוכנה על ידי AI. אם אתה מרוצה מהתוכן, לחץ על כפתור Insert כדי ליישם אותו ישירות לאימייל שלך. אם לא, לחץ על כפתור Generate כדי ליצור טיוטה חדשה עד שתגיע לתוצאה הרצויה.
אפשרויות
תמיכה רב-לשונית: כתוב אימיילים בשפות שונות.
בחירת סגנון אימייל: בחר בין סגנונות פורמליים, לא פורמליים או מותאמים אישית.
סגנונות מותאמים אישית: הגדר את טון האימייל והעדפותיך. לחץ על כפתור Skill Library Management, עבור ללשונית Compose, וקבע את התפקיד, הפקודה והאפשרויות.
תכונות
- ✅תמיכה במספר רב של שפות וסגנונות אימייל.
- ✅סגנונות מותאמים לחלוטין.
- ✅זמין בחינם לאחר שתספק את מפתח ה-API של OpenAI שלך.
- ❌דורש התקנת תוסף נוסף.
תכונות AI נוספות לכתיבת אימיילים
Kutools מציעה גם תכונות כמו:
בודק שגיאות דקדוקיות: מזהה באופן אוטומטי ומציע תיקונים לשגיאות דקדוק.
ניסוח מחדש של אימייל: עוזר לנסח מחדש את אימיילים שלך למען בהירות או התאמה של הטון.
שפר את אימיילים שלך בעזרת AI: מדריך צעד אחר צעד לתקשורת מושלמת
תשובה לאימייל: מייצר תשובות מהירות לאימיילים נכנסים.
שימוש בכלים AI צד שלישי (ChatGPT, Grammarly)
קיימים כלים AI צד שלישי רבים שמשתלבים עם Outlook דרך הרחבות דפדפן או יישומים עצמאיים. כלים אלה, כמו ChatGPT ו-GrammarlyGO, מציעים תכונות חזקות ליצירת ושיפור תוכן אימייל.
שלבים לשימוש:
דוגמה: ChatGPT
שלב 1. פתח את ChatGPT בדפדפן או ביישום שלך.
שלב 2. ספק תיאור המתאר את האימייל שאתה זקוק לו (לדוגמה, "צור אימייל מקצועי למעקב אחרי פגישה"). לאחר מכן לחץ על כפתור Send.
ChatGPT ייצור את התוכן.
שלב 3. העתק את הטיוטה שנוצרה והדבק אותה ב-Outlook.
תכונות
- ✅гибкий מאוד, תומך במגוון רחב של שפות וסגנונות.
- ✅עובד באופן עצמאי מ-Outlook, מספק גמישות בין פלטפורמות.
- ❌דורש מעבר בין יישומים.
- ❌חששות אפשריים בנוגע לפרטיות נתונים בעת שיתוף תוכן אימייל עם כלים צד שלישי.
סיכום
כלים מבוססי AI יכולים לשפר משמעותית את תהליך כתיבת האימיילים שלך, בין אם אתה משתמש בתכונות מובנות של Outlook, כלים צד שלישי או תוספים מיוחדים כמו Kutools עבור Outlook. בעוד שתכונות מובנות הן נוחות עבור מנויי Microsoft 365, Kutools עבור Outlook מציע פתרון נגיש וניתן להתאמה לכל המשתמשים.
האם אתה מוכן לשפר את תהליך העבודה שלך עם אימיילים? הורד את Kutools עבור Outlook כבר היום וחוו את הכוח של כתיבת אימיילים המונעת על ידי AI!
כלי הפרודוקטיביות הטובים ביותר ל-Office
חדשות חמות: Kutools עבור Outlook משיק גרסה חינמית!
התנסו בגרסה החינמית החדשה של Kutools עבור Outlook עם יותר מ-70 תכונות מדהימות, לשימושכם לתמיד! לחצו להורדה עכשיו!
🤖 Kutools AI : עושה שימוש בטכנולוגיית AI מתקדמת לניהול דואר אלקטרוני בקלות, כולל השבה, סיכום, אופטימיזציה, הרחבה, תרגום וכתיבת הודעות.
📧 אוטומציה של כתובת דואר אלקטרוני: תגובה אוטומטית (זמין עבור POP ו-IMAP) / תזמון שליחת כתובת דואר אלקטרוני / העתקה אוטומטית/עותק מוסתר לפי כלל בעת שליחת משלח אימייל / העברה אוטומטית (כלל מתקדם) / הוספת ברכה אוטומטית / פיצול אוטומטי של דואר אלקטרוני עם מספר נמענים להודעות נפרדות...
📨 ניהול כתובת דואר אלקטרוני: שלח מייל מחדש / חסום דואר אלקטרוני מזויף לפי נושא ואחרים / מחיקת דואר כפול / חיפוש מתקדם / ארגון תיקיות...
📁 קבצים מצורפים Pro: שמירה אצווה / פרידה אצווה / דחיסה אצווה / שמירה אוטומטית / נתק אוטומטית / דחיסה אוטומטית...
🌟 קסם הממשק: 😊עוד אימוגי יפים ומגניבים / קבלת תזכורת כאשר מגיע דואר אלקטרוני חשוב / מזעור Outlook במקום סגירה...
👍 פעולות בלחיצה אחת: השב לכולם עם קבצים מצורפים / דואר אלקטרוני נגד פישינג / 🕘הצגת אזור הזמן של השולח...
👩🏼🤝👩🏻 אנשי קשר ויומן: הוספת אנשי קשר מאצווה מתוך כתובת דואר אלקטרוני נבחרת / פיצול קבוצת אנשי קשר לקבוצות נפרדות / הסר תזכורת יומולדת...
פתחו מיד את Kutools עבור Outlook בלחיצה אחת. אל תחכו – הורידו עכשיו והגבירו את היעילות שלכם!
