סיכום באמצעות AI עבור אימיילים ב-Outlook
בסביבת העבודה המהירה של ימינו, תקשורת באמצעות אימייל היא חיונית. הוצאת המידע העיקרי מהאימיילים במהירות יכולה להגביר את היעילות ולמנוע השמטת פרטים קריטיים.
לדוגמה:
- כאשר אתם מקבלים אימיילים ארוכים, קריאת הכל יכולה לקחת יותר מדי זמן. סיכום מהיר עוזר לכם להבין את النقاط الرئيسية בצורה מהירה יותר.
- כאשר מנהלים מספר אימיילים הקשורים לפרוייקט מסוים, קריאת כל אחד מהם בנפרד יכולה להיות מבזבזת זמן ולהוביל להשמטת עדכונים מרכזיים. סיכום כל האימיילים הקשורים יחדיו מספק מבט כולל ומשפר את היעילות.
מדריך זה ידריך אתכם כיצד להשתמש ב-AI כדי לסכם אמייל בודד או מספר אימיילים בצורה יעילה.
סיכום אימייל בודד
סיכום אימייל בודד הוא משימה שכיחה, ורוב כלי ה-AI יכולים להתמודד עם זה בקלות. להלן שתי שיטות מומלצות:
שיטת 1: פתרונות AI מקוונים
קיימים הרבה כלים AI מקוונים שמסוגלים לסכם תוכן במהירות. הנה איך להשתמש באחד הכלים הפופולריים ביותר, ChatGPT, כדוגמה:
שלב 1. פתחו את האימייל ב-Outlook, בחרו את הטקסט והעתקו אותו (קיצורי דרך: "Ctrl" + "C").
שלב 2. עברו ל-ChatGPT או לכלי AI דומה, הדביקו את תוכן האימייל והכניסו פקודת תזכורת כמו "Summarize below content:". לאחר מכן לחצו על כפתור "שלח". 
.
ה-AI ייצור סיכום קצר. העתיקו והשתמשו בו לפי הצורך.
אם אינכם מרוצים מהסיכום שהתקבל, תוכלו להוסיף את הדרישות שלכם ולבקש ממנו ליצור סיכום חדש.
יתרונות וחסרונות
✔️יתרונות
- רוב כלים ה-AI המקוונים זמינים לשימוש בחינם.
- אין צורך בהתקנת תוכנה, ניתן להשתמש בהם מיידית.
❌חסרונות
- העתקה והדבקה ידנית של כל אימייל יכולה להיות מייגעת, במיוחד עבור מספר אימיילים.
- סיכוני פרטיות אפשריים, מכיוון שהדבקת תוכן אימייל לכלי AI צד שלישי עלולה להוביל לחשיפת נתונים.
שיטת 2: חלונית ה-AI המובנית של Kutools עבור Outlook
Kutools עבור Outlook מציעה "חלונית AI" שמסכמת באופן אוטומטי את תוכן האימייל ללא צורך בהעתקה והדבקה.
פתחו את היעילות המירבית של הדואר האלקטרוני עם Kutools עבור Outlook! גשו ל-70 תכונות חזקות לגמרי בחינם, לנצח. הורידו את הגרסה المجانية עכשיו!
שלב 1. התקינו את Kutools עבור Outlook, פתחו את Outlook והקליקו על "Kutools" > "AI" כדי להפעיל את "חלונית ה-AI של Kutools".
אם אתם משתמשים בתכונת ה-AI של Kutools ב-Outlook בפעם הראשונה, תופיע חלונית "הגדרות AI", שתבקש מכם לבחור "ספק AI" (למשל, OpenAI, Google Gemini, Baidu) ולהכניס את "מפתח ה-AI" שלכם.
אם אין לכם מפתח AI עדיין, אני ממליץ לכם להגיש בקשה למפתח ה-AI של Kutools, שמאפשר לכם להשתמש בתכונות ה-AI של Kutools 100 פעמים ללא תשלום. כיצד אני מקבל מפתח AI של Kutools?
חלונית ה-AI של Kutools מופעלת כעת. לחצו על הלשונית "סיכום", והיא תפיק באופן אוטומטי סיכום עבור האימייל הנוכחי. כאשר תעבור לאימייל הבא, יווצר סיכום חדש באופן אוטומטי.
אם תעדיפו לייצר סיכומים באופן ידני, פשוט כבו את "מצב אוטומטי" והחליפו למצב "ידני", שבו הסיכומים ייוצרו רק כאשר תלחצו על כפתור "צור".
שלב 3. אם התוכן אינו מספק, לחצו על כפתור "צור מחדש" 
כדי לאפשר ל-AI לחלץ מידע מרכזי חדש עבורכם. אם התוכן מספק, לחצו על כפתור "העתק" 
להעתיק את התוכן שנלקח ולהדביק אותו בכל מקום שתרצו.
התאמה אישית
בחירת שפת הסיכום: בחרו את השפה הרצויה עבור הסיכום שלכם. עם מעל 40 שפות זמינות, תוכלו לייצר סיכומים בשפה המתאימה ביותר לצרכים שלכם.
בחירת סגנון הסיכום: כברירת מחדל, מוצעות ארבעה סגנונות סיכום מוגדרים מראש לבחירתכם.
התאמה או הוספת סגנונות סיכום נוספים: המשתמשים יכולים להתאים אישית את העדפות הסיכום שלהם.
לחצו על כפתור "ניהול ספריית הכישורים"
, מצאו את הכישרון של סיכום והקישו על כפתור "הוסף אפשרויות" כדי להכניס את הבקשות המותאמות שלכם. שמור את ההעדפות שלך כדי להתאים את פלט הסיכום לצרכים שלך.
, מצאו את הכישרון של סיכום והקישו על כפתור "הוסף אפשרויות" כדי להכניס את הבקשות המותאמות שלכם. שמור את ההעדפות שלך כדי להתאים את פלט הסיכום לצרכים שלך.
יתרונות וחסרונות
✔️יתרונות
- סיכום אוטומטי ללא העתקה והדבקה ידנית.
- משולב ישירות בתוך Outlook, מונע את הצורך לעבור בין פלטפורמות.
- תומך במספר שפות, מה שמקל על הבנת אימיילים בשפות זרות.
- מאפשר התאמה אישית של סגנון הסיכום והמידע המרכזי הכלול בו.
❌חסרונות
- דורש התקנת Kutools עבור Outlook.
סיכום אמייל מרוכז
בעוד שאתם יכולים לסכם מספר אימיילים אחד אחרי השני באמצעות כלים AI מקוונים, תהליך זה אינו יעיל. כלי "סיכום ה-AI" של Kutools עבור Outlook תוכנן במיוחד למטרה זו.
כלי סיכום ה-AI המתקדם של Kutools עבור Outlook
פתחו את היעילות המירבית של הדואר האלקטרוני עם Kutools עבור Outlook! גשו ל-70 תכונות חזקות לגמרי בחינם, לנצח. הורידו את הגרסה المجانية עכשיו!
שלב 1. התקינו את Kutools עבור Outlook, פתחו את Outlook והקישו על "Kutools" > "סיכום AI" כדי להפעיל את תכונת סיכום ה-AI של Kutools.
אם אתם משתמשים בתכונת ה-AI של Kutools ב-Outlook בפעם הראשונה, תופיע חלונית "הגדרות AI", שתבקש מכם לבחור "ספק AI" (למשל, OpenAI, Google Gemini, Baidu) ולהכניס את "מפתח ה-AI" שלכם.
אם אין לכם מפתח AI עדיין, אני ממליץ לכם להגיש בקשה למפתח ה-AI של Kutools, שמאפשר לכם להשתמש בתכונות ה-AI של Kutools 100 פעמים ללא תשלום. כיצד אני מקבל מפתח AI של Kutools?
שלב 2. בחלון "שלב 1 של סיכום עבודה AI", בחרו את "טווח התאריכים הרצוי" לסיכום האימיילים ובחרו את "התיקיות" המכילות את האימיילים שברצונכם לכלול בסיכום. לאחר מכן לחצו על כפתור "הבא".
שלב 3. כל האימיילים מתוך התיקיות הנבחרות שבתוך טווח התאריכים שצוין יוצגו ברשימה. תוכלו למקד את הבחירה באופן ידני על ידי סימון אימיילים מסוימים עבור סיכום מדויק יותר. לאחר מכן בחרו את "השפה" ואת "סגנון הסיכום". לחצו על "התחל סיכום".
עכשיו הסיכום נוצר.
אם הסיכום אינו מספק, לחצו על "סכם שוב" כדי לקבל סיכום חדש.
אם אתם מרוצים מהסיכום, לחצו על "העתק" כדי להדביק אותו בכל מקום שתזדקקו לו. לחלופין, לחצו על "ייצא" כדי לשמור את הסיכום כקובץ TXT או PDF. אתם גם יכולים ללחוץ על "אימייל חדש" כדי לפתוח חלון הודעה חדש עם הסיכום מוכנס אוטומטית לגוף האימייל.
יתרונות וחסרונות
✔️יתרונות
- סיכום קבוצתי של מספר אימיילים, חוסך זמן משמעותי.
- סגנון סיכום ושפה ניתנים להתאמה אישית.
- יוצר מספר גרסאות סיכום להשוואה קלה.
- סיכומים ניתנים לעריכה, עם אפשרויות יצוא לקבצי PDF וטקסט.
❌חסרונות
- דורש התקנת Kutools עבור Outlook.
טבלת השוואה: איזו שיטה לבחור?
| תכונה | כלים AI מקוונים | חלונית ה-AI של Kutools | סיכום ה-AI של Kutools |
| מקרה שימוש | אימייל בודד | אימייל בודד | מספר אימיילים |
| אוטומטי | ❌לא, דורש העתקה ידנית | ✅כן | ✅כן |
| תמיכה רב-לשונית | תלוי בכלי ה-AI | ✅כן | ✅כן |
| סגנון סיכום מותאם אישית | ❌בסיסי בלבד | ✅כן | ✅כן |
| סיכום קבוצתי | ❌לא | ❌לא | ✅כן |
| משולב בתוך Outlook | ❌לא | ✅כן | ✅כן |
| פרטיות ואבטחה | ❌סיכון לחשיפת נתונים | ✅מאובטח | ✅מאובטח |
סיכום
- אם אתם צריכים לסכם אימייל בודד, חלונית ה-AI של Kutools היא הבחירה הכי יעילה – היא מסכמת אמייל באופן אוטומטי ללא צורך בהעתקה והדבקה.
- אם אתם צריכים לסכם מספר אימיילים, סיכום ה-AI של Kutools הוא האפשרות הטובה ביותר – הוא מעבד מספר אימיילים בבת אחת, חוסך לכם זמן.
- אם אינכם רוצים להתקין תוספים, כלים AI מקוונים יכולים לעבוד, אך נדרש מאמץ ידני עבור
Kutools עבור Outlook מציע כעת מעל 100 כלים בחינם, כולל סיכום AI! הורד עכשיו והגבר את יעילות ניהול האימיילים שלך!
מאמרים קשורים
- בודק דקדוק עבור Outlook: ודאו אימייל ללא שגיאות
- תשובה בקלות לאימיילים ב-Outlook בעזרת כוח ה-AI
- การทำ كتابة البريد الإلكتروني أسهل: استخدام الذكاء الاصطناعي في Outlook بسهولة
כלי הפרודוקטיביות הטובים ביותר ל-Office
חדשות חמות: Kutools עבור Outlook משיק גרסה חינמית!
התנסו בגרסה החינמית החדשה של Kutools עבור Outlook עם יותר מ-70 תכונות מדהימות, לשימושכם לתמיד! לחצו להורדה עכשיו!
🤖 Kutools AI : עושה שימוש בטכנולוגיית AI מתקדמת לניהול דואר אלקטרוני בקלות, כולל השבה, סיכום, אופטימיזציה, הרחבה, תרגום וכתיבת הודעות.
📧 אוטומציה של כתובת דואר אלקטרוני: תגובה אוטומטית (זמין עבור POP ו-IMAP) / תזמון שליחת כתובת דואר אלקטרוני / העתקה אוטומטית/עותק מוסתר לפי כלל בעת שליחת משלח אימייל / העברה אוטומטית (כלל מתקדם) / הוספת ברכה אוטומטית / פיצול אוטומטי של דואר אלקטרוני עם מספר נמענים להודעות נפרדות...
📨 ניהול כתובת דואר אלקטרוני: שלח מייל מחדש / חסום דואר אלקטרוני מזויף לפי נושא ואחרים / מחיקת דואר כפול / חיפוש מתקדם / ארגון תיקיות...
📁 קבצים מצורפים Pro: שמירה אצווה / פרידה אצווה / דחיסה אצווה / שמירה אוטומטית / נתק אוטומטית / דחיסה אוטומטית...
🌟 קסם הממשק: 😊עוד אימוגי יפים ומגניבים / קבלת תזכורת כאשר מגיע דואר אלקטרוני חשוב / מזעור Outlook במקום סגירה...
👍 פעולות בלחיצה אחת: השב לכולם עם קבצים מצורפים / דואר אלקטרוני נגד פישינג / 🕘הצגת אזור הזמן של השולח...
👩🏼🤝👩🏻 אנשי קשר ויומן: הוספת אנשי קשר מאצווה מתוך כתובת דואר אלקטרוני נבחרת / פיצול קבוצת אנשי קשר לקבוצות נפרדות / הסר תזכורת יומולדת...
פתחו מיד את Kutools עבור Outlook בלחיצה אחת. אל תחכו – הורידו עכשיו והגבירו את היעילות שלכם!
