כיצד לקבל אזהרה בעת שליחת אימייל לדומיין חיצוני ב-Outlook?

שליחת אימיילים לדומיינים חיצוניים (למשל, מחוץ לארגון שלך) עלולה לפעמים להוביל להדלפת מידע או לסיכוני אבטחה. כדי למנוע זאת, באפשרותך להגדיר אזהרה ב-Outlook שתתריע לפני שליחת אימיילים למקבלי דואר אלקטרוני חיצוניים. בהדרכה זו, אתן לך שני שיטות להשיג זאת.

שימוש בתכונת MailTips המובנית של Outlook

שימוש בקוד VBA

שימוש בתכונת MailTips המובנית של Outlook

האזהרה "הנמען הבא הוא מחוץ לארגון שלך" ב-Outlook היא תכונה מועילה שנועדה להתריע בפני המשתמשים כאשר הם שולחים אימיילים לנמענים חיצוניים. תכונה זו, חלק מ-MailTips, הוצגה ב-Microsoft Outlook 2010 והיא זמינה למשתמשים המחוברים לשרת Microsoft Exchange Server. להלן מדריך צעד אחר צעד כיצד עובדת התכונה וכיצד לנהל אותה.

איך זה עובד

בעת כתיבת אימייל, Outlook בודק אוטומטית אם הדומיין של הנמען הוא חיצוני.

אם הנמען נמצא מחוץ לארגון שלך, הודעת אזהרה ("הנמען הבא הוא מחוץ לארגון שלך") מופיעה מתחת לשדה הנמען.

תזכורת זו עוזרת למשתמשים לבדוק שוב לפני שליחת מידע רגיש לצדדים חיצוניים.

איך לאפשר את התכונה

אזהרת "נמען מחוץ לארגון שלך" מופעלת בדרך כלל כברירת מחדל עבור חשבונות Outlook המחוברים ל-Exchange Server. עם זאת, אם היא אינה פועלת, עקוב אחר השלבים הבאים:

1. וודא שאתה משתמש ב-Outlook 2010 או גרסה מאוחרת יותר.
2. אשר שהחשבון שלך מחובר לשרת Microsoft Exchange Server.
3. תכונת MailTips מוגדרת על שרת ה-Exchange. אם האזהרה אינה מופיעה, בקש מהמנהל IT שלך לאפשר את MailTips עבור הארגון שלך.

הגבלות

• התכונה זמינה רק עבור חשבונות Outlook המחוברים ל-Exchange Server. היא אינה עובדת עבור חשבונות דואר אלקטרוני אישיים (למשל, Outlook.com, Gmail, או חשבונות POP/IMAP).
• משתמשי קצה אינם יכולים להתאים אישית או לאפשר/להשבית את התכונה ישירות ב-Outlook. היא חייבת להיות מופעלת על ידי מנהל ה-IT.

שימוש בקוד VBA

הקוד VBA הבא יכול לעזור לך לקבל אזהרה בעת שליחת אימייל לדומיין חיצוני ב-Outlook. אנא עשה כמפורט להלן.

1. לחץ על המקשים Alt + F11 כדי לפתוח את חלון Microsoft Visual Basic for Applications.

2. בחלון Microsoft Visual Basic for Applications, לחץ פעמיים על ThisOutlookSession כדי לפתוח את חלון ThisOutlookSession (Code), ולאחר מכן העתק את הקוד VBA הבא לחלון. ראה צילום מסך:

קוד VBA: קבל אזהרה בעת שליחת אימייל לדומיין חיצוני

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

הערה: בקוד, “@addin99.com” הוא הדומיין הפנימי של האימייל שאליו תשלח אימיילים. אנא שנה אותו לפי הצורך.

מכאן והלאה, כאשר תלחץ על כפתור שליחה כדי לשלוח אימיילים לדומיין אימייל חיצוני (לא הדומיין הפנימי שציינת בקוד VBA), תופיע תיבת אזהרה כפי שמוצג בסcreenshot שלהלן.

עוזר דוא"ל בינה מלאכותית ב-Outlook: תשובות חכמות יותר, תקשורת ברורה יותר (קסם בלחיצה אחת!) בחינם

פשט את משימות Outlook היומיות שלך עם עוזר הדוא"ל AI מ-Kutools עבור Outlook. כלי חזק זה לומד מדוא"לים קודמים שלך כדי להציע תשובות חכמות ומדויקות, לייעל את תוכן הדוא"ל שלך, ולעזור לך לנסח ולשפר הודעות ללא מאמץ.

תכונה זו תומכת:

• תשובות חכמות: קבל תשובות המבוססות על שיחות קודמות שלך - מותאמות, מדויקות ומוכנות לשימוש.
• תוכן משופר: שפר אוטומטית את טקסט הדוא"ל שלך למען בהירות ותגובה.
• כתיבה ללא מאמץ: רק ספק מילות מפתח, ותן ל-AI לטפל בשאר, עם סגנונות כתיבה מרובים.
• הרחבת תכנים חכמה: הרחב את מחשבותיך עם הצעות מודעות הקשר.
• סיכום: קבל סקירות קצרות של הודעות דוא"ל ארוכות באופן מיידי.
• הישג גלובלי: תרגם את הודעות הדוא"ל שלך לכל שפה בקלות.

תכונה זו תומכת:

• תשובות חכמות לדוא"ל
• תוכן מותאם
• טיוטות מבוססות מילות מפתח
• הרחבת תוכן חכמה
• סיכום דוא"ל
• תרגום רב-לשוני

הכי טוב הוא, שתכונה זו היא לגמרי בחינם לנצח! אל ת המתן—הורד עכשיו את עוזר הדוא"ל AI והיה נהנה

מאמרים קשורים:

• כיצד לקבל תזכורת או אישור לפני שליחת אימיילים ב-Outlook?