כיצד להגדיר כלל להעתקה אוטומטית של אימיילים לתיקייה אחרת ב-Outlook?

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-30

ניהול אימיילים בצורה יעילה ב-Microsoft Outlook יכול להיות מאתגר, במיוחד אם אתם מקבלים כמות גדולה של הודעות. במקום למיין את האימיילים ידנית, תוכלו להפוך את התהליך לאוטומטי על ידי הגדרת כלל שיעתיק אוטומטית אימיילים לתיקייה מסוימת על סמך קריטריונים מוגדרים. מדריך זה יוביל אתכם דרך שתי שיטות להעתקה אוטומטית של אימיילים לתיקייה אחרת.

שיטה 1: הגדרת כלל ב-Outlook להעתקה אוטומטית של אימיילים לתיקייה אחרת (הגדרה ידנית & יותר שלבים)

שיטה 2: העתקה אוטומטית של אימיילים לתיקייה אחרת עם Kutools עבור Outlook 👍 (מהיר & הכי יעיל)

שיטה 1: הגדרת כלל ב-Outlook להעתקה אוטומטית של אימיילים לתיקייה אחרת

אשף הכללים של Outlook מאפשר למשתמשים ליצור כללים מותאמים אישית כדי להעתיק אוטומטית אימיילים המקיימים תנאים מסוימים (למשל, אימיילים עם מילות מפתח מסוימות בנושא) לתיקייה מוגדרת. עקובו אחר השלבים הבאים כדי להגדיר את הכלל.

1. בחרו את תיקיית הדואר שבו ברצונכם ליצור את הכלל, ולחצו על בית > כללים > ניהול כללים והתרעות.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. בתיבת הדו-שיח 'כללים והתרעות', לחצו על הכפתור כלל חדש.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. באשף הכללים, בחרו 'החל כלל על הודעות שאני מקבל', ולאחר מכן לחצו על הבא.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. באשף הכללים (איזה תנאי/ים ברצונך לבדוק?), הגדרו את קריטריוני הסינון בהתאם לצרכים שלכם. לדוגמה, אם ברצונכם להעתיק אימיילים עם מילת מפתח מסוימת בנושא (למשל, 'הערה'), עקובו אחר השלבים הבאים:

1). סמנו את התיבה 'עם מילים מסוימות בנושא'.
2). לחצו על הטקסט המקושר 'מילים מסוימות' בחלק שלב 2.
3). בתיבת הדו-שיח 'חיפוש טקסט', הזינו את מילת המפתח (למשל, 'הערה'), לחצו על הוסף > אישור.
4). לחצו על הבא.

5. באשף הכללים (מה ברצונך לעשות עם ההודעה?), הגדרו את הפעולה:

1). סמנו את התיבה 'העבר העתק לתיקייה מסוימת'.
2). לחצו על הטקסט המקושר 'מסויים' בחלק שלב 2.
3). בתיבת הדו-שיח 'כללים והתרעות', בחרו את התיקייה אליה תרצו להעתיק את האימיילים, ולאחר מכן לחצו על אישור.
4). לחצו על הבא.

6. באשף הכללים (האם ישנם חריגים?), לחצו על הבא אם אין צורך בהגדרת חריגים.

7. באשף הכללים הסופי, הגדרו את הגדרות הכלל:

1). הזינו שם לכלל בתיבת שלב 1.
2). בחרו כל אפשרויות נוספות לפי הצורך בחלק שלב 2.
3). לחצו על סיום.

8. לחצו על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח 'כללים והתרעות'.

📌 תוצאה: כל אימייל המקיים את התנאים שהוגדרו (למשל, מכיל את מילת המפתח 'הערה' בנושא) יועתק אוטומטית לתיקייה שצוינה.

יתרונות וחסרונות של השיטה עם הכללים המובנים:

✅ תכונה מובנית של Outlook: אין צורך בתוכנה נוספת.
❌ גמישות מוגבלת: עריכת כללים דורשת ניווט דרך אשף הכללים.
❌ מאמץ ידני רב יותר: כולל יותר שלבים בהשוואה ל-Kutools עבור Outlook.

✉️ הפסקו לבזבז זמן! אוטומט את תשובות הדוא"ל שלך מיידית

מעייפים מלענות ידנית על אימיילים חוזרים? Kutools עבור Outlook הופך זאת ללא מאמץ! עם תכונת התגובה האוטומטית, תוכלו להגדיר תגובות אוטומטיות בכמה קליקים בלבד - ללא כללים מסובכים, ללא כאב ראש!

✅ התקנה מיידית: אוטומט את התגובות שלכם תוך שניות, לא נדרשות כישורי טכנולוגיה.
⚡ חסכו זמן ומאמץ: לא עוד הקלדת ידנית של אותן תשובות.
💡 חכם וניתן להתאמה אישית: התאימו תשובות בהתבסס על שולחים מסוימים או תנאים.

Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

🚀 נסו את Kutools עבור Outlook – הורדה בחינם!

שיטה 2: העתקה אוטומטית של אימיילים לתיקייה אחרת עם Kutools עבור Outlook 👍

עבור משתמשים שצריכים לעתים קרובות להעתיק אימיילים על בסיס קריטריונים מסוימים, תכונת הכללים המתקדמים של Kutools עבור Outlook מספקת אלטרנטיבה מהירה וידידותית יותר למשתמש. היא מפשטת את יצירת הכללים ומסירה שלבים מיותרים, ומאפשרת אוטומציה יעילה.

פתחו את היעילות המירבית של הדואר האלקטרוני עם Kutools עבור Outlook! גשו ל-70 תכונות חזקות לגמרי בחינם, לנצח. הורידו את הגרסה المجانية עכשיו!

שלב 1: הפעלת תכונת הכללים המתקדמים

עברו ללשונית Kutools והקליקו על כללים מתקדמים.
בדיאלוג הכללים המתקדמים, לחצו על כפתור חדש כדי ליצור כלל חדש.

שלב 2: הגדרת התנאי

בשלב 1 מתוך 4, סמנו את התיבה 'נושא מכיל מילים מסוימות'.
לחצו על כפתור חדש כדי לפתוח את דיאלוג 'מכיל טקסט'.
בתיבת הדו-שיח חיפוש טקסט, הקלידו את מילת המפתח (למשל, 'הערה'), ואז לחצו על הוסף > אישור.
לחצו על אישור > הבא כדי להמשיך.

שלב 3: ציון תיקיית היעד

בשלב 2 מתוך 4, סמנו את התיבה 'העבר העתק לתיקייה מסוימת'.
בתיבת הדו-שיח שנפתחה לבחירת תיקייה, בחרו את תיקיית היעד אליה יש להעתיק את האימיילים.
לחצו על אישור > הבא > הבא.

שלב 4: סיום הכלל

בשלב 4 מתוך 4, הזינו שם לכלל בשדה שם הכלל.
(אופציונלי) הוסיפו הערות לתיאור הכלל.
לחצו על אישור > אישור כדי לשמור ולהפעיל את הכלל.

📌 תוצאה: כעת הכלל נוצר בהצלחה. אם אימייל נכנס כלשהו מכיל את מילת המפתח 'הערה' בנושא, הוא יועתק אוטומטית לתיקייה שצוינה.

יתרונות של השיטה עם Kutools עבור Outlook:

✅ התקנה מהירה: דורש פחות שלבים מאשר הכללים המובנים של Outlook.
✅ ממשק ידידותי למשתמש: אינטואיטיבי ויעיל.
✅ גמישות גבוהה: תומך בהתאמה מתקדמת של הכללים.

הערה: כדי להשתמש בכלי 'כללים מתקדמים' של Kutools עבור Outlook, ראשית, עליכם להוריד ולהתקין את Kutools עבור Outlook.

איזו שיטה כדאי לכם להשתמש?

להלן השוואה בין שתי השיטות כדי לעזור לכם להחליט איזו מהן מתאימה ביותר לצרכים שלכם:

שיטה	הכי טוב עבור	سهولة الاستخدام	مرونة
כלל Outlook	משתמשים המעדיפים תכונות מובנות של Outlook	⭐⭐⭐	⭐⭐
כללים מתקדמים של Kutools	משתמשים שרוצים פתרון מהיר ואוטומטי	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐