כיצד להגיב אוטומטית רק מחוץ לארגון ב-Outlook?

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-30

כאשר עובדים ב-Outlook, ייתכן שיהיה עליך להגדיר תגובה אוטומטית שתגיב רק לדוא"לים משלוחים חיצוניים תוך התעלמות מהודעות פנימיות. זה יכול להיות שימושי להגדרת תשובות "מחוץ למשרד", תגובות תמיכה או הודעות חשובות מבלי לשלוח תשובות מיותרות לעמיתים לעבודה שלך. מדריך זה יוביל אותך דרך יצירת כלל שיגיב אוטומטית רק לדוא"לים חיצוניים ב-Outlook.

להגיב אוטומטית רק מחוץ לארגונים ב-Outlook

להגיב אוטומטית רק מחוץ לארגונים ב-Outlook

בצע את הצעדים הבאים כדי ליצור תבנית תגובה אוטומטית ולהגדיר כלל כדי להבטיח שהתגובות יישלחו רק לשלוחים חיצוניים:

צעד 1: צור תבנית תגובה אוטומטית

1. פתח את Outlook, עבור ללשונית בית והקלק על מייל חדש כדי ליצור הודעה חדשה. לאחר מכן הזן שורת נושא ועצב את הודעת התגובה האוטומטית שלך לפי הצורך.

2. הקלק על קובץ > שמור בשם.

3. בתיבת הדו-שיח שמור בשם, 1). הזן שם לתבנית בשדה שם הקובץ. 2). בחר תבנית Outlook (*.oft) מתוך הרשימה הנפתחת סוג השמירה. 3). הקלק שמור ולאחר מכן סגור את המייל מבלי לשמור.

doc auto reply rule 0

צעד 2: הגדר כלל ב-Outlook לתגובות אוטומטיות חיצוניות

1. בחר את תיקיית הדואר שבה ברצונך ליישם את הכלל והקלק על בית > כללים > ניהול כללים והתרעות.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 1

2. בתיבת הדו-שיח כללים והתרעות, הקלק על כלל חדש.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 2

3. באשף הכללים, בחר החל כלל על הודעות שאני מקבל, ולאחר מכן הקלק הבא.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 3

4. בחלון הבא של אשף הכללים, הקלק הבא מבלי לבחור תנאים כלשהם.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 4

5. תיבת דו-שיח אזהרה תופיע—הקלק כן כדי להמשיך.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 5

6. בחלון הבא של אשף הכללים, סמן את התיבה תשובה באמצעות תבנית מסוימת, ולאחר מכן הקלק תבנית מסוימת.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 6

7. בתיבת הדו-שיח בחירת תבנית תגובה, בחר תבניות משתמש במערכת קבצים מתוך הרשימה הנפתחת חפש ב. לאחר מכן בחר את התבנית שיצרת קודם והקלק פתח.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 7

8. הקלק הבא כדי להמשיך.

צעד 3: השמט דוא"לים פנימיים מתגובות אוטומטיות

1. בחלון הבא של אשף הכללים, סמן את התיבה למעט עם מילים מסוימות בכתובת השולח, ולאחר מכן הקלק מילים מסוימות.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 8

2. בתיבת הדו-שיח חיפוש טקסט, הקלד את שם הדומיין של החברה שלך (לדוגמה, @yourcompany.com) לתוך שדה הטקסט. הקלק הוסף, ואז אישור.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 9

3. הקלק הבא כדי להמשיך.

צעד 4: סיום והפעלת הכלל

1. הזן שם לכלל בתיבת צעד 1.

2. סמן אפשרויות נוספות לפי הצורך בשלב 2.

3. הקלק סיום, ואז אישור כדי לשמור ולהפעיל את הכלל.

the screenshot of step about auto replying outside organization only in Outlook 10

תוצאה סופית

לאחר ההתקנה, Outlook יגיב אוטומטית לכל הדוא"לים הפונים אליו משלוחים חיצוניים תוך התעלמות מהודעות מאת עמיתים פנימיים. זה מבטיח תקשורת יעילה ללא תשובות מיותרות בתוך הארגון שלך.

📧 אוטומציה של CC ו-BCC שלך – לא עוד הזנות ידניות!

מעצבים מלעשות CC או BCC באופן ידני בכל פעם שאתה שולח אימייל? Kutools עבור Outlook מאפשר לך **אוטומטית CC או BCC למקבלים** לכל הדוא"לים היוצאים או לתנאים מסוימים—**אין צורך בפעולות חוזרות!** 🚀

💡 התקנה מהירה: הקלק Kutools Plus > CC / BCC > ניהול כללים, וצור את הכלל שלך תוך שניות!